新入社員にビジネス文書について最初に教えること

新入社員にビジネス文書やビジネスメールに指導する際、

最初は封筒のあて名書きから実習してもらうことをお勧めします。

 

え?そんなことぐらいわかっているでしょ?と思われるかもしれませんが、

案外、新入社員の皆さんは苦戦します。

 

仕事で、実際はあて名を手書きすることはなくても、

まずは、基本を体験してみることは大切です。

 

私が研修で行う時は、

新入社員の皆さんには、実際に会社で使う「定型封筒」と「定形外封筒」に書いてみていただきます。

すると・・・

1.バランスが悪い

書く位置や文字の大きさなど、書きなれないためにうまくいかないようです。

特に「定形外封筒」は大きいので、苦戦しています。

そんな時、アドバイスとして、「ボールペンよりサインペンを使う」とお伝えします。

ペンが太くなる分、大きな文字を書きやすくなります。

ちょっとした仕事のコツや工夫も、仕事をする上では大切です。

 

2.株式会社や有限会社を(株)や(有)と省略してしまう

実習の課題用紙には、「山田商事(株)」と書いてありますので、

そのまま記入する人も少なくありません。

しかし、省略するのはマナー違反です。

面倒でも「山田商事株式会社」と書く必要があります。

 

3.敬称を書き忘れる

「様」を付け忘れていることがあります。

また、「殿」のほうが良いかと思う人もいるようですが、「様」を使います。

 

会社名に「御中」、個人名に「様」を付けますが、

時々両方つけてしまう人もいます。

「山田商事株式会社 御中

営業課長 青木太郎 様」と。

この場合、「御中」は不要です。

 

4.うっかり誤字がある。

この課題をしていただいた際、「太郎」を「太朗」と記載した方がいらっしゃいました。

逆もありそうですね。

課題が「太朗」なのに、「太郎」としてしまう・・・

名前を間違えては失礼ですから、よく確認することが大切です。

 

5.縦書きと横書きで、戸惑いがある

縦書きと横書きとでは、少し勝手が違うようですから

両方体験してもらうとよいです。

そのうえで、自社では、縦書きにするのか、横書きにするのか

あるいは、どちらでも個人の自由でいいのか、

お伝えいただくとよいでしょう。

 

ビジネス文書の作成ができるようになる前に、

まずは封筒のあて名書きからご指導いただくことをお勧めします。

 

先輩や上司にしてみると「こんなことぐらいわかるだろう」と思うことが

実はわかっていなかったり、すごく難しいことだったしするものです。

 

なんといっても未経験なのですから。

新入社員の指導は、ビジネス文書だけでなく、

ハードルの低いものから順に教えていくことが大切。

その見極めは、上司・先輩の大切な役割であり業務です。

 

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