メールか手書きの手紙か?!人間関係を拡げる・深めるビジネスマナー

メールや携帯電話、あるいはSNSの普及によって、 手書きの手紙を出すことは少なくなったようですが、

時には、手書きでお手紙を出すこともあったり、また、そうすることが必要な時もあるでしょう。

 

お礼状や挨拶状についてお伝えするセミナーを開催させていただいた時、

ハガキに書くワークを取り入れました。

体験していただくことがご理解いただくための早道だからです。

 

ビジネスやプライベートで、手書きの手紙を書くことがある場合のポイントは、

1.誰にどんな目的で書くかを明確にする

2.1.によって、ハガキでよいのか封書にするのか決める

3.かしこまってルールにのっとった社交文書にするのか、

かしこまった中にも、少し自分らしい言葉を入れてもよいかを判断する

4.便せんや封筒、はがき、切手など、季節感のあるものなどを日ごろからそろえておく

などを、まずお話しいたしました。

 

あまりルールに縛られると、書く前に気後れしてしまいます。

しかし、あまりにルールを外れ過ぎて、常識がないと思われても残念です。

きっとこのさじ加減が難しいと思われるでしょう。

 

「ルールを踏まえた上でのアレンジ」が基本です。

こうしてお話しすると、「アレンジ」のところだけを切り取ってしまう方がいらっしゃいますが、
まず、ルール通りにできることが大前提。

そのうえでのアレンジです。

 

手紙に限らずいつもお伝えするのは

「知っていて相手や状況によって崩すのと、

 知らないで崩れているのでは、まったく意味が違う」

ということです。

 

私は、手書きのお手紙をたくさん書く、というところまではいきませんが、

葉書でお便りすることは多いかと思います。

習慣にするように心がけております。

そのために、手帳に1~2枚ははがきと切手を入れておき、

いつでも出せるように準備もしております。

また、相手の方のことだけに集中できるように、
そして、はがきを出すことの心のハードルを下げるためにも、
自分の住所や名前など、必要なことは事前に印刷してある「マイはがき」を使っています。

習慣にするためには、やはりすぐに書けるように、
手許に準備しておくことも大切です。
これは手紙に限らず、共通して言えることです。
習慣にしやすい環境にする、ことです。

切手を買うのも楽しみになりました。
季節感のあるものや、きれいな切手。
相手の方や季節を思い、切手を選ぶ時間も楽しいものです。

きれいな字でなくても、
たくさん書かなくても
その人を思って書いた、という気持ちが大切。
その気持ちが手紙を通じて、相手に伝わりますものね。

さて。
手書きの手紙に限らず、電話でもメールでも、
すべてはコミュニケーションの道具です。
道具は使い手の心をのせて相手に伝えるもの。

 

道具の使い方をあやまると、せっかくの気持ちが伝わりませんから、
誰に何を伝えたいのか、
それを伝えるためにふさわしい道具は何か。
それをきちんと吟味できる心でいたいものです。

会いにでかけるのか、
電話をするのか、
メールがよいのか、
手紙を書くのか。

あとは、面倒だな、堅苦しいな、と思わず、
相手とつながる大切な道具として、楽しみましょう。

 

気持ちや思いを伝えるコミュニケーションの道具を持つ。
それを習慣にするように環境を整えて続ける。

 

こうして相手との人間関係も深まっていくものだと考えます。

ビジネスマナーを身に着けるということは、

人間関係を拡げる、深めるために

自分の財産を身に着けるということでもあるのです。

 

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