新入社員にビジネス文書について最初に教えること

2024年10月9日 2024年11月1日『人生を変えるマナー』著者　三厨万妃江

『人生を変えるマナー』著者　三厨万妃江

新入社員にビジネス文書やビジネスメールに指導する際、

最初は封筒のあて名書きから実習してもらうことをお勧めします。

え？そんなことぐらいわかっているでしょ？と思われるかもしれませんが、

案外、新入社員の皆さんは苦戦します。

仕事で、実際はあて名を手書きすることはなくても、

まずは、基本を体験してみることは大切です。

私が研修で行う時は、

新入社員の皆さんには、実際に会社で使う「定型封筒」と「定形外封筒」に書いてみていただきます。

すると・・・

１．バランスが悪い

書く位置や文字の大きさなど、書きなれないためにうまくいかないようです。

特に「定形外封筒」は大きいので、苦戦しています。

そんな時、アドバイスとして、「ボールペンよりサインペンを使う」とお伝えします。

ペンが太くなる分、大きな文字を書きやすくなります。

ちょっとした仕事のコツや工夫も、仕事をする上では大切です。

２．株式会社や有限会社を(株)や(有)と省略してしまう

実習の課題用紙には、「山田商事(株)」と書いてありますので、

そのまま記入する人も少なくありません。

しかし、省略するのはマナー違反です。

面倒でも「山田商事株式会社」と書く必要があります。

３．敬称を書き忘れる

「様」を付け忘れていることがあります。

また、「殿」のほうが良いかと思う人もいるようですが、「様」を使います。

会社名に「御中」、個人名に「様」を付けますが、

時々両方つけてしまう人もいます。

「山田商事株式会社　御中

営業課長　青木太郎　様」と。

この場合、「御中」は不要です。

４．うっかり誤字がある。

この課題をしていただいた際、「太郎」を「太朗」と記載した方がいらっしゃいました。

逆もありそうですね。

課題が「太朗」なのに、「太郎」としてしまう・・・

名前を間違えては失礼ですから、よく確認することが大切です。

５．縦書きと横書きで、戸惑いがある

縦書きと横書きとでは、少し勝手が違うようですから

両方体験してもらうとよいです。

そのうえで、自社では、縦書きにするのか、横書きにするのか

あるいは、どちらでも個人の自由でいいのか、

お伝えいただくとよいでしょう。

ビジネス文書の作成ができるようになる前に、

まずは封筒のあて名書きからご指導いただくことをお勧めします。

先輩や上司にしてみると「こんなことぐらいわかるだろう」と思うことが

実はわかっていなかったり、すごく難しいことだったしするものです。

なんといっても未経験なのですから。

新入社員の指導は、ビジネス文書だけでなく、

ハードルの低いものから順に教えていくことが大切。

その見極めは、上司・先輩の大切な役割であり業務です。

ご指導に当たって、ビジネス文書やビジネスメールの作成の仕方について

復習なさりたいときは、私が監修・出演しているDVDをご活用いただけましたら幸いです。

DVD教材【ビジネスマナー講座】のご紹介

社会人の基礎教育として必須のビジネスマナーを、わかりやすい映像を見ながらご自宅でお好きな時間に学べるDVD教材です。

【DVD監修・出演】
有限会社　キャリア・サポート代表取締役
三厨　万妃江

人気の商品です！

【メール／FAX／ビジネス文書・プライバシー／ソーシャルメディア編】9,900円(税込)　収録分数：24分
詳しくはこちらから＞＞＞

こんな方におすすめです

社員のスキルアップをしたい
研修をやりたいが予算、日程などが合わない
入社前にマナーを学んでおきたい
転職前に復習をしておきたい
新入社員を教育する時間がない

DVD学習のメリット

L自宅、会社、会議室等、どこでも好きな場所で学べます
いつでも都合がいい時間に、繰り返し何度でも学べます
見たいシーンだけピックアップして確認もできます

●DVD教材は、有限会社キャリア・サポートが販売を行っています。
特定商取引法に基づく表記はこちら

DVD教材【ビジネスマナー講座】全８巻セット

社会人の基礎教育として必須のビジネスマナーを一通りマスターするための上記のDVD全８巻をセットでお届けします。わかりやすい映像を見ながら、好きな時間に繰り返し学べるDVD教材です。

【全８巻セット価格】￥79,200 (税込) ※内訳　￥9,900 (税込)×８巻　送料無料
詳しくはこちらから＞＞＞

投稿者プロフィール

『人生を変えるマナー』著者　三厨万妃江

有限会社　キャリア・サポート　代表取締役

人材育成のプロとなって約３０年、その間、関わった受講者は１５万人以上。

従来サービス業の視点を持たなかった業種に、サービス業としての視点を取り入れることで売上やお客様応対を向上させる取り組みや、社内のホスピタリティ力を高めることで、お客様へのホスピタリティをより発揮できる社員を育成する教育や人材育成の仕組みづくりを得意とする。