メールか手書きの手紙か？！人間関係を拡げる・深めるビジネスマナー

メールや携帯電話、あるいはSNSの普及によって、 手書きの手紙を出すことは少なくなったようですが、

時には、手書きでお手紙を出すこともあったり、また、そうすることが必要な時もあるでしょう。

 

お礼状や挨拶状についてお伝えするセミナーを開催させていただいた時、

ハガキに書くワークを取り入れました。

体験していただくことがご理解いただくための早道だからです。

 

ビジネスやプライベートで、手書きの手紙を書くことがある場合のポイントは、

１．誰にどんな目的で書くかを明確にする

２．１．によって、ハガキでよいのか封書にするのか決める

３．かしこまってルールにのっとった社交文書にするのか、

かしこまった中にも、少し自分らしい言葉を入れてもよいかを判断する

４．便せんや封筒、はがき、切手など、季節感のあるものなどを日ごろからそろえておく

などを、まずお話しいたしました。

 

あまりルールに縛られると、書く前に気後れしてしまいます。

しかし、あまりにルールを外れ過ぎて、常識がないと思われても残念です。

きっとこのさじ加減が難しいと思われるでしょう。

 

「ルールを踏まえた上でのアレンジ」が基本です。

こうしてお話しすると、「アレンジ」のところだけを切り取ってしまう方がいらっしゃいますが、
まず、ルール通りにできることが大前提。

そのうえでのアレンジです。

 

手紙に限らずいつもお伝えするのは

「知っていて相手や状況によって崩すのと、

　知らないで崩れているのでは、まったく意味が違う」

ということです。

 

私は、手書きのお手紙をたくさん書く、というところまではいきませんが、

葉書でお便りすることは多いかと思います。

習慣にするように心がけております。

そのために、手帳に１～２枚ははがきと切手を入れておき、

いつでも出せるように準備もしております。

また、相手の方のことだけに集中できるように、
そして、はがきを出すことの心のハードルを下げるためにも、
自分の住所や名前など、必要なことは事前に印刷してある「マイはがき」を使っています。

習慣にするためには、やはりすぐに書けるように、
手許に準備しておくことも大切です。
これは手紙に限らず、共通して言えることです。
習慣にしやすい環境にする、ことです。

切手を買うのも楽しみになりました。
季節感のあるものや、きれいな切手。
相手の方や季節を思い、切手を選ぶ時間も楽しいものです。

きれいな字でなくても、
たくさん書かなくても
その人を思って書いた、という気持ちが大切。
その気持ちが手紙を通じて、相手に伝わりますものね。

さて。
手書きの手紙に限らず、電話でもメールでも、
すべてはコミュニケーションの道具です。
道具は使い手の心をのせて相手に伝えるもの。

 

道具の使い方をあやまると、せっかくの気持ちが伝わりませんから、
誰に何を伝えたいのか、
それを伝えるためにふさわしい道具は何か。
それをきちんと吟味できる心でいたいものです。

会いにでかけるのか、
電話をするのか、
メールがよいのか、
手紙を書くのか。

あとは、面倒だな、堅苦しいな、と思わず、
相手とつながる大切な道具として、楽しみましょう。

 

気持ちや思いを伝えるコミュニケーションの道具を持つ。
それを習慣にするように環境を整えて続ける。

 

こうして相手との人間関係も深まっていくものだと考えます。

ビジネスマナーを身に着けるということは、

人間関係を拡げる、深めるために

自分の財産を身に着けるということでもあるのです。

 

投稿者プロフィール

『人生を変えるマナー』著者　三厨万妃江

有限会社　キャリア・サポート　代表取締役

人材育成のプロとなって約３０年、その間、関わった受講者は１５万人以上。

従来サービス業の視点を持たなかった業種に、サービス業としての視点を取り入れることで売上やお客様応対を向上させる取り組みや、社内のホスピタリティ力を高めることで、お客様へのホスピタリティをより発揮できる社員を育成する教育や人材育成の仕組みづくりを得意とする。

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