電話応対マナー お断りするお客様には、より丁寧に

社長あての電話、

取り次ぐべきか取り次がなくてよいのか、

対応に苦慮する社員の方々も少なくないようです。

 

「でも、たくさん電話がかかってきて困るのも確かだね。

いまどきは、ホームページに社長の名前が載っているから、
○○社長いらっしゃいますか?って、かかってくる。
たいてい、勧誘の電話だけど。(笑)

だから、断りなさいっていっているんだけど、
どうやって断るのか、教えておかないといけないねえ。
どう教えておいたらいいの?」

と、経営者もお考えになっているようです。

 

まずは、社長と社長宛の電話に出られる方々とで、

事前に打ち合わせをしてください。

 

社長宛にかかってくる電話について、
顧客やすでにお付き合いのある方々以外は、
ご用件を伺ってから取り次ぐようにしている会社は多いもの。
それを社内に周知して、どなたが電話をとっても、同じ応対ができるようになっていればOKです。

 

「申し訳ございません、あいにく○○は出かけて(席を外して)おります。
もしよろしければ、私がかわりにご用件を承りましょうか」

お断りしなければならない、
あるいは、
ご要望にお応えできない方にこそ、
より丁寧に応対する。

 

しかし・・・

ベテランの社員の方は、

取り次ぐ取り次がないの判断ができても、

新入社員にはそれはできない、ということが有りますね。

 

もう一つ上の応対を、ベテランであっても新入社員であっても

遜色なくできるようにするには、

社長に取り次ぐ電話と取り次がない電話を

情報共有して、マニュアル化してはいかがでしょうか。

このようにしてうまくいっている会社もあります。

少なくとも新入社員にとっては、とてもありがたいものとなるでしょう。

 

そもそも、
会社に電話がいただけるということは、
ありがたいことです!
会社ががんばっている証拠。

受話器を取り上げる瞬間から最後まで、
笑顔で応対したいものです。

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